Что нового в кадровом делопроизводстве

 

Каким образом можно разобраться с нюансами кадрового делопроизводства в 2019 году. Законодательная база, по которой строятся отношения в трудовом коллективе. Изменения в кадровом делопроизводстве в 2019 году разнообразны и многочисленны. Разобраться в этих нововведениях поможет наш материал.   Что нового в кадровом делопроизводстве и какие законодательные нюансы придется учесть в 2019 году? Командировочное делопроизводство Особенности применения печати

шаг Организуйте кадровое делопроизводство Есть три способа

Определите ответственного или ответственных за состояние кадрового делопроизводства у работодателя. Все работодатели очень разные. Отличаются количеством штата, сферой деятельности, текучестью кадров, управленческими подходами, экономическими возможностями. Отвечу на любимый вопрос кадровых специалистов:

Существуют ли нормативы численности кадровиков на количество работников?

Евгения Конюхова, преподаватель программы профпереподготовки по кадрам в Контур.Школе:

«Увы, универсальной формулы, которая подходила бы всем, нет. Нормативы для кадровых процедур, которые приведены в постановлении Минтруда СССР от № 78, устарели. В среднем цифра по нормативам в настоящее время колеблется от 200 до 270 работников на одного кадровика. Но в идеале нужно высчитывать время на оформление документов непосредственно у вашего работодателя».

В зависимости от штата компании, текучести кадров, экономических возможностей работодатель может организовать кадровое делопроизводство одним из способов:

  • структурное подразделение, например, отдел кадрового учета во главе с руководителем;
  • единственный специалист по кадровому делопроизводству;
  • внутреннее совмещение — чаще всего встречается в небольших компаниях до 100 человек. Внутреннее совмещение — это когда работу по ведению кадрового делопроизводства поручают работнику, чья трудовая функция изначально не связана с кадровым учетом, например, бухгалтеру или офис-менеджеру.

Совмещение — это поручение работнику с его письменного согласия дополнительной работы по другой должности, профессии, специальности (ст. 60.2 ТК РФ). Чтобы оформить совмещение, включите должность в штатное расписание (при этом ставка может быть не целой, важно просто отразить потребность работодателя в трудовой функции специалиста по кадровому делопроизводству).

Типичное заблуждение: должность, по которой оформляется совмещение, не включается в штатное расписание. В согласии пропишите срок, содержание и объем выполняемой работы и размер доплаты.

Итак, первый шаг — определите, как вам поручили вести кадровое делопроизводство:

  1. Ваша должность входит в состав структурного подразделения, например, отдел кадрового учета.
  2. Вы — единственный специалист по кадровому делопроизводству, с вами заключен трудовой договор и в ваши обязанности входит вести кадровое делопроизводство в полном объеме.
  3. Ведение кадрового делопроизводства оформлено на вас в виде совмещения.

После того, как проверены ваши полномочия по организации и ведению кадрового делопроизводства, внимательно изучите учредительные документы.

шаг Сформируйте штатное расписание

Почему штатное расписание является одним из первых документов, который напрямую связан с трудовой функцией кадровика? Штатное расписание — это документ организационно-распорядительного характера, который по своей сути отвечает на вопрос: потребность в каких трудовых функциях испытывает работодатель.

Помните правило: вне штатного расписания, «за штатом» не может быть оформлен ни один работник. Там, «за штатом», только договоры гражданско-правового характера. Все потребности работодателя в трудовых функциях определяет штатное расписание.

Трудовая функция — это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессия, специальность с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы (ст. 15, 57 ТК РФ).

Штатное расписание можно утвердить по унифицированной форме — форма Т-3 (утв. постановлением Госкомстата РФ от № 1) или разработать и утвердить свою форму (желательно, приложением к учетной политики организации). В графе «Количество штатных единиц» можно указывать не полную ставку, например, 0,25 или 0,5.

Кто разрабатывает штатное расписание?

Евгения Конюхова, преподаватель программы профпереподготовки по кадрам в Контур.Школе:

«В соответствии с квалификационным справочником должностей разработкой штатного расписания занимается экономист по труду. Но такое счастье (экономист по труду) есть далеко не у всех работодателей. Поэтому ответственный за разработку штатного расписания тот, в чьи должностные обязанности входит разработка проекта штатного расписания. Его утверждают приказом и хранят постоянным. Ограничений по количеству внесения изменений в штатное расписание законодательно не установлены».

Кадровое делопроизводство для чайников

Существуют документы обязательные (предусмотренные Трудовым кодексом) и рекомендованные. Если в вашем КДП полный ноль — стоит энергично взяться за создание обязательной документации. В самом общем виде она подразделяется на две категории:

  1. Локальные нормативные акты.
  2. Документы, создаваемые при оформлении трудовых отношений.

К первой категории (для всех организаций) относятся:

  • штатное расписание,
  • положение об оплате труда,
  • правила внутреннего трудового распорядка,
  • график отпусков,
  • положение о защите персональных данных работников.

Сюда же, но с учетом специфики, можно отнести:

  • график сменности,
  • положение о нормах выработки и пр. (если такие особенности на вашем предприятии существуют).

Вторая категория — более многочисленная — включает:

  • документы по учету кадров (трудовые, гражданско-правовые договоры; приказы по личному составу; личные карточки работника);
  • документы по учету рабочего времени и расчетов (табели, расчетно-платежные ведомости);
  • личные документы сотрудников (трудовые книжки, документы личного дела).

Особенности применения печати в кадровом документообороте

Уже год прошел с момента возникновения у коммерсантов права на неиспользование фирменной печати. Однако расслабляться не приходится (в первую очередь кадровикам), так как в кадровом делопроизводстве обязательность проставления печати все-таки по отдельным элементам присутствует.

Важно! По мнению Роструда, высказанному в письме от № 1168-6-1, работодатель обязан проставить печать в трудовой книжке, заверяя тем самым сделанную в ней запись. Иначе – штраф по ст. КоАП РФ до 50 000 руб.

Решая для себя вопрос проставления печати в трудовых книжках, работодатель должен помнить, что проверяющий (трудинспектор) вправе оштрафовать за каждый случай такого нарушения.

Разобраться с применяемыми бланками трудовых книжек и с процессом их заполнения помогут материалы нашего сайта:

  • «Новый типовой бланк трудовой книжки»;
  • «Порядок заполнения трудовой книжки - образец 2015-2016»;
  • «Инструкция по заполнению трудовых книжек».

Изменения в кадровом делопроизводстве в 2019 году заставят кадровиков не только по-новому взглянуть на привычные для них документы (трудовые книжки, трудовые договоры и др.), но и вникнуть в совершенно новый мир – сферу профессиональных стандартов. Об этом расскажем в следующем разделе.

Профстандарты и кадровое делопроизводство

Фото 2

Обычно на работника кадровой службы возлагается обязанность по разработке должностных инструкций работников компании. К этому процессу разные компании подходили по-разному: кто-то детально прорабатывал каждый пункт инструкции, согласовывал с причастными службами и получал в результате пакет серьезных внутрифирменных должностных инструкций, которыми работники руководствовались в своей работе; другие компании вообще не имели документа с подобным названием или выдавали работнику только перечень его трудовых обязанностей. Такие разные подходы были обусловлены отсутствием в законодательстве строгих требований по данному вопросу.

В текущем году этот процесс несколько видоизменится. Это связано с июльскими вступлениями в действие ст. 195.2 и 195.3 ТК РФ.

Важно! В соответствии со ст. 195.3 ТК РФ с работодатель обязан применять профстандарт, если трудовым законодательством или иными нормативными документами будут определены квалификационные требования для исполнения работником определенной трудовой функции.

До указанного времени все профстандарты носят рекомендательный характер и применяются по желанию работодателей.

Как профстандарты могут повлиять на содержание должностных инструкций, узнайте из материалов нашего сайта:

  • «Должностная инструкция экономиста - образец за 2016 год»;
  • «Должностная инструкция кладовщика материального склада».

Ведение кадрового делопроизводства

Эта непростая работа осуществляется на основании Постановления Госкомстата РФ от № 1, который содержит библиотеку образцов всех документов — можно брать и пользоваться. Кстати, с 2013 года никто не имеет права потребовать документы только в том виде, в котором они представлены в постановлении: но зачем тратить время на изобретение велосипеда?

Для начала рекомендуется издать инструкцию или регламент по КДП, где прописать, как документируются все кадровые процедуры, как они проходят внутри организации и т. д. Такая инструкция станет надежной основой всего КДП на предприятии и позволит навести в нем идеальный порядок.

Образец регламента по кадровому делопроизводству

скачать

шаг Изучите учредительные документы

В первую очередь обратите внимание на название работодателя.

Типичная ошибка: в кадровых документах наименование работодателя указано не в соответствии с учредительными документами. Например, в Уставе прописано полное и сокращенное наименование, а в кадровых документах — только полное или только сокращенное наименование работодателя.

Изучите в учредительных документах вопрос о полномочиях по принятию решения о заключении, расторжении трудовых договором, по утверждению локальных нормативных актов. Определите, кто является уполномоченным лицом работодателя, если это юридическое лицо.

Типичная ошибка в трудовом договоре: в учредительных документах уполномоченным лицом работодателя прописан руководитель компании, в трудовых договорах в преамбуле указывается руководитель, действующий на основании Устава, а в конце трудового договора подпись со стороны работодателя проставляет начальник отдела кадров, или заместитель генерального директора и т.д., то есть не сам руководитель.

Помните простое правило: кто указан как уполномоченное лицо работодателя в начале трудового договора, тот и ставит подпись в нем подпись.

Рекомендации по порядку

При построении системы кадрового делопроизводства изначально следует определиться, какие документы обязательно должны оформляться, а какие нужны для конкретной сферы деятельности.

К необходимым бумагам относятся:

  • распоряжения по личному составу (на прием, перевод и т. д.);
  • кадровые приказы (на отпуска, премии, командировки и т. д.);
  • карточки Т-2;
  • трудовые;
  • соглашения;

В прочие обязательные бумаги входят следующие:

  • штатное расписание;
  • положение по ОТ;
  • журнал регистрации командировок;
  • правила внутреннего распорядка;
  • прочие.

Должностные инструкции и Колдоговор вести не обязательно, однако эти документы есть почти у каждого работодателя.

После установления перечня обязательной документации, следует изучить уставные бумаги. На их основании нужно разработать другие документы. Их перечень зависит от характера деятельности юрлица и особенностей условий труда. Например, при необходимости обеспечения работников униформой и СИЗ нужно подготовить распоряжение о порядке и сроках их выдачи, каким сотрудникам они необходимы.

Документально должны подтверждаться компенсации и льготы за работу в особых условиях: на вредных производствах, ненормированную, ночную и т. д. Далее оформляют Положение о кадровом делопроизводстве. В нем отражают список необходимых для работы организации бумаг, порядок их оформления и хранения.

Законодательство не обязывает разрабатывать такое Положение, однако оно существенно облегчит работу кадровикам. На работу в новую организацию сначала принимается директор, затем он набирает остальной персонал.

Состава и количество требуемых должностей отражает штатное расписание. В правилах распорядка отражаются все графики работы, требования к сотрудникам и т. д. Типовое трудовое соглашение разрабатывается на основании норм ТК РФ.

Перед применением учетных журналов их следует подготовить: пронумеровать листы, прошить, скрепить печатью. На последний лист прошивки приклеивают бумажку. На ней указывают число страниц, директор или ответственный исполнитель расписываются, ставится печать. На первой странице журнала пишут наименование организации и дату начала его ведения.

Одним из важнейших документов кадрового учета является трудовая книжка. Для их ведения приказом назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за сохранность.

Административная ответственность работодателя и кадровое делопроизводство

Фото 3

Случай, когда работодателя могут наказать за то, что он письменно не уведомил работника о причинах отказа приема на работу, − не единственный в списке административных проступков работодателя.

Уже 2-й год действует новая система административных наказаний за нарушение работодателем трудового законодательства. При этом кадровое делопроизводство – немаловажный элемент внутрикорпоративного механизма, качественное срабатывание которого обезопасит руководство и компанию от штрафов.

Перечислим часть таких ситуаций:

  • кадровая служба допустила работника к выполнению трудовых функций без оформления трудового договора (по ст. КоАП – штраф на руководителя от 10 000 до 20 000 руб.);
  • оформление гражданско-правовых отношений вместо фактически имеющих место трудовых (по ст. КоАП – штраф на ИП от 5 000 до 10 000 руб., на компанию – от 50 000 до 100 000 руб., на руководителя – аналогично предыдущему пункту);
  • если работодатель был повторно пойман на указанных выше нарушениях (ст. КоАП – компании придется заплатить от 100 000 до 200 000 руб., а ИП вынужден будет отдать государству от 30 000 до 40 000 руб.).
  • нерадивость работодателя (а точнее, его кадровой службы), выразившаяся в нарушении законодательно прописанного порядка сбора, хранения, использования и распространения персональных данных работников (ст. КоАП – предупреждение или штраф на компанию от 5 000 до 10 000 руб., на руководителя – от 500 до 1 000 руб.).

Перечисленные меры – всего лишь крупинка в огромном море законных наказаний работодателя, не желающего наладить в своей компании кадровое делопроизводство или экономящего на работниках кадровой службы. Здесь напрямую работает пословица о том, что скупой платит дважды.

Как ведётся учёт

Для ведения учета нужно правильно организовать документооборот.

Дебиторская задолженность в балансе отображается на нескольких счетах.

Примеры расчетов коэффициента фондоотдачи и фондоемкости смотрите здесь.

Для этого необходимо сделать следующее:

  • разработать внутреннюю нормативную базу;
  • подготовить штатное расписание для каждой единицы штата;
  • произвести штатную расстановку;
  • подготовить трудовые соглашения;
  • разработать формы по личному составу;
  • оформить карточки Т-2;
  • утвердить бланки заявлений для сотрудников;
  • подготовить внутренние приказы.
Образец формы Т2

Все кадровые действия должны подтверждаться первичкой. Их перечень закрепляется в нормативных актах.

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Обычно у новичков возникает вопрос: как нумеровать приказы? Хорошая новость: законодательных требований не установлено, положитесь на здравый смысл.

Есть несколько вопросов-подсказок, ответив на которые, вы сможете создать собственную логику нумерации приказов.

  • Сколько в организации штатных сотрудников: 10, 50, больше пятидесяти?
  • Какова текучесть кадров?
  • Как часто приходится изменять условия труда (переводить сотрудников с должности на должность, привлекать к работе в выходные дни и т.п.)?

Если увидите, что объем приказов будет небольшой, можно делать сквозную нумерацию с добавлением литеры «К» (ежегодно начиная с № 01-К), чтобы отделить их от приказов по основной деятельности. Если приказов много — опытные кадровики советуют разделить и промаркировать буквенными обозначениями разные виды приказов в зависимости от их темы.

Чтобы не запутаться и содержать документацию в порядке — также рекомендовано вести журнал регистрации приказов.

скачать

Командировочное делопроизводство

Чтобы снарядить сотрудника в командировку, сейчас необходим только один основной документ – приказ.

Помощь в оформлении командировочного приказа вы найдете в материале «Приказ о направлении работника в командировку – образец».

Важно! Из разряда обязательных документов исчезли два долгое время популярных: служебное задание и командировочное удостоверение.

Эта неразлучная пара ранее входила в обязательный командировочный набор и выполняла важные функции – подтверждающую, контрольную и отчетную.

В настоящий момент большинство работодателей продолжают оформлять эти документы, а сотрудникам, отправляющимся в служебную поездку, приходится их заполнять и проставлять необходимые отметки. Однако свой обязательный статус официально они утратили и могут использоваться только для внутрифирменных контрольных целей.

В отношении объема командировочных бумаг для кадровика мало что изменилось. Если компания решила отказаться от служебного задания и командировочного удостоверения, объем оформляемых документов резко сокращается, что экономит время, бумагу, расходные материалы и труд кадровика.

Если же комплект этих бумаг остался прежним, ни для командировочного, ни для работодателя никаких изменений не произойдет. Однако не следует забывать, что работнику придется оформить дополнительно служебную записку, чтобы подтвердить срок нахождения в командировке, если он передвигался на служебном, личном или попутном транспорте.

Фото 3

Уведомительный срок и последствия его несоблюдения

Уведомительный срок – с такими законодательными нюансами работодатель встречается часто в своей деятельности. Трудовое законодательство строго стоит на страже интересов работников, предусматривая эту процедуру – письменное уведомление работника в различных ситуациях.

С работниками все ясно, а вот в отношении соискателей этот вопрос до недавнего времени был законодательно не урегулирован. От этого страдали люди, находящиеся в поиске работы.

При этом работодателей такая ситуация вполне устраивала – отказ в приеме на работу никак не оформлялся, и причины отказа никем не анализировались.

Сейчас данный вопрос урегулирован – это обернулось одновременно и пользой для соискателей, и головной болью для работодателей.

Важно! Поправки, внесенные в ст. 64 ТК РФ законом от № 200-ФЗ, дают работодателю 7 рабочих дней на то, чтобы письменно сообщить соискателю причину отказа в приеме его на работу, если он в письменной форме попросил об этом.

Такая система защищает ищущего работу человека от необоснованного отказа в приеме на работу, так как письменное уведомление – это уже документ, с которым можно искать правды в суде, если причина отказа не обоснована.

Игнорировать письменную просьбу «отказного» соискателя работодателю опасно – за такой проступок возможно наступление ответственности следующих видов (ст. КоАП):

  • дисциплинарная (ст. 192 ТК РФ);
  • материальная (ст. 3, 234 ТК РФ);
  • уголовная (ст. 145 ТК РФ).

О других видах наказаний, которые могут грозить нерадивому работодателю, если он на должном уровне не организует кадровое делопроизводство и игнорирует трудовое законодательство, расскажем далее.

Какие обязательные кадровые документы оформляет работодатель 

Любая компания, использующая наемный труд, обязана вести кадровый учет. Работа с персоналом сопровождается оформлением множества документов, от штатного расписания до приказов по личному составу. Задача кадровика — своевременно и правильно оформлять документы кадровой службы, по мере необходимости вносить в них изменения, проверять на соответствие актуальному законодательству. 

Грамотно структурированная инструкция по кадровому делопроизводству, составленная с учетом нового ГОСТа, сведет к минимуму риск грубых ошибок в работе с персоналом. 

Начиная кадровое делопроизводство с нуля, подготовьте обязательные документы кадровой службы, без которых полноценная работа с персоналом попросту невозможна. 


Курс по кадровому делопроизводствуОчень сложно разобраться в тонкостях кадрового делопроизводства без соответствующей подготовки. Пройдите обучение в Высшей Школе Кадровика, чтобы грамотно составлять кадровые документы и эффективно предотвращать трудовые конфликты.

Трудовой договор

Основной документ в работе кадровика. Подтверждает наличие трудовых отношений, устанавливает права и обязанности сторон. Единой унифицированной формы трудового договора нет, хотя существует типовой бланк для микропредприятий. Взять его за основу могут и другие работодатели. Закон не запрещает составлять трудовые договоры в свободной форме, если в них присутствуют все обязательные условия и сведения о сторонах. 

Обязательные условия трудового договора:

  • трудовая функция с указанием должности или вида работы;
  • место работы и условия труда;
  • оплата труда с указанием тарифной ставки или оклада;
  • условие об обязательном социальном страховании. 

Отразите в трудовом договоре характер и режим работы, если они отличаются от обычных. Для должностей с вредными или опасными условиями труда пропишите все положенные по закону гарантии и компенсации. В срочном договоре обязательно укажите срок действия и причины, по которым стороны не смогли установить бессрочные трудовые отношения. 

Обязательные сведения трудового договора:

  • ФИО работника и наименование работодателя (для физлица — ФИО);
  • данные о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя-физлица;
  • ИНН работодателя (кроме физлиц, не имеющих статуса предпринимателя);
  • сведения о лице, подписывающем договор от имени работодателя;
  • место и дата составления документа. 

Должностные инструкции

Несмотря на отсутствие в Трудовом кодексе РФ упоминаний о данном документе, государственные органы разрабатывают пакет должностных инструкций в обязательном порядке (закон №79-ФЗ от ), а коммерческим организациям очень желательно это сделать.

Наличие должностных инструкций позволяет:

  • грамотно распределить обязанности между похожими должностями;
  • доказать в суде или прокуратуре правомерность дисциплинарного взыскания;
  • обосновать увольнение сотрудника по инициативе работодателя;
  • корректно аттестовать персонал на предмет соответствия занимаемым должностям. 

Внимание! Инструкции составляются для должностей, а не для конкретных работников, поэтому не делайте их именными. Если сотрудник уволится или переведется, инструкцию придется заново утверждать. По этой же причине лучше утвердить ее как самостоятельный документ, а не как приложение к трудовому договору или соглашению.

Локальные нормативные акты (ЛНА)

Бывают обязательными и необязательными. Локальные нормативные акты инспектор ГИТ вправе запросить при проверке, а если какого-то документа нет или он оформлен с ошибками, работодателя могут оштрафовать или выдать предписание. 

К числу обязательных относятся все ЛНА, упоминаемые в ТК:

  • положение об оплате труда, если условия оплаты труда не отражены в коллективном договоре или ином локальном акте (ст. 135 ТК РФ);
  • положение о персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ);
  • правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ). 
Больше информации в журнале Кадровое дело

Ваши ПВТР устарели: что срочно убрать и добавить

Что срочно изменить

Если в штате есть должности с ненормированным рабочим днем, следует утвердить перечень сотрудников, на которых распространяется особый режим работы (ст. 57, 101 ТК РФ). Если компания направляет персонал на переобучение или повышение квалификации — положение о порядке и условиях прохождения профессиональной подготовки (ст. 196 ТК РФ). 

Необязательные ЛНА оформляются по мере необходимости. Чтобы четко регламентировать рабочие процессы, разработайте дополнительные внутренние документы: положения о премировании, командировках, наставничестве, социальной политике, подборе персонала и т.д. Унифицированных требований к оформлению и структуре локальных актов нет, ориентируйтесь на действующий ГОСТ и правильно заверяйте каждый документ. 

Проверьте свои знания с помощью кадрового экспресс-теста

Личные карточки работников

Все работодатели, независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, обязаны заводить на каждого сотрудника личную карточку. Используйте унифицированную форму Т-2 или разработайте свой бланк. Для оформления государственных служащих разработан специальный бланк Т-2ГС.

Не забудьте под подпись ознакомить работника с содержанием личной карточки сразу после первичного заполнения, а затем — после внесения новых записей о переводе (в том числе временном), увольнении, переименовании должности. 

Внимание! Личная карточка закрывается после прекращения трудового договора, на основании которого она заводилась. Если принимаете на работу сотрудника, когда-то уже работавшего в организации, заводите на него новую карточку.

Приказы по личному составу

Прием на работу, командировка, увольнение, премирование, предоставление отпуска и другие кадровые процедуры оформляются приказами. Это важнейший документ любой кадровой службы, на основании которого вносятся записи в лицевые счета, трудовые книжки, личные карточки.

Некоторые приказы составляются в унифицированной табличной форме. Если распоряжение касается не одного, а сразу нескольких сотрудников, используется бланк с пометкой «а»: 

Таблица 1. Приказы, оформляемые на унифицированных табличных бланках 

Внимание! Вместо унифицированных форм можно использовать бланки, утвержденные работодателем, если в них присутствуют все обязательные реквизиты.

Остальные приказы оформляются в текстовом виде. Если нужно отозвать сотрудника из отпуска или отправить на курсы повышения квалификации, восстановить на работе или вынести дисциплинарное взыскание, составляйте приказ в свободной форме. 

Юридическую силу распоряжению придают заверительные реквизиты — личная подпись генерального директора или иного должностного лица, уполномоченного подписывать приказы. Помимо подписи проставляется печать организации (если есть). Распорядительные документы вступают в силу с момента подписания или с указанной в них даты.

Внимание! Приказы о назначении на должность руководителей — генерального директора, его заместителей, главного бухгалтера и других должностных лиц, упоминаемых в уставе — относится к приказам по основной деятельности, а не по личному составу.

Приказы по основной деятельности

К ним относятся все письменные распоряжения, не касающиеся личного состава или административно-хозяйственных вопросов: о введении в действие локальных нормативных актов или внесении изменений в уже имеющиеся ЛНА, о создании новых должностей и проведении проверок. Оформление таких приказов может поручаться как секретарю организации, так и сотрудникам кадровой службы. 

Штатное расписание

Характеризует кадровый состав компании: организационную структуру, численность и состав персонала, оплату труда по всем должностям. Для оформления используйте унифицированную форму Т-3 или разработайте собственный шаблон. Срок действия документа можно не указывать, но если он ограничен, не забудьте составить новое штатное расписание к указанной дате. 

Пример штатного расписания с ограниченным сроком действия 


Смотреть образец

Вносите в документ все без исключения должности, имеющиеся в компании, в том числе — вакантные, временные и сезонные. Закон запрещает принимать работников на должности, не предусмотренные штатным расписанием (письмо Роструда № ПГ/13229-6-1 от ). 

Наименования должностей пишите на русском языке и без сокращений, по каждой указывайте точный оклад — вилки зарплат недопустимы. Должности, связанные с компенсациями, льготами или ограничениями, должны соответствовать профстандартам и тарифно-квалификационным справочникам (письмо Минтруда №14-0/10/В-2253 от ). Эксперт журнала «Кадровое дело» расскажет, что можно и чего нельзя прописывать в штатном расписании

 Внимание! За ошибки в штатном расписании компании грозит штраф по статье КоАП РФ.

График отпусков

Составляется ежегодно и устанавливает сроки предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков всем работникам организации. За основу возьмите унифицированную форму Т-7 или собственный шаблон. 

Скачать все нужные образцы >> 

Чтобы не было претензий к документу, действуйте последовательно: 

  1. Узнайте пожелания работников. Попросите руководителей отделов собрать информацию по каждому структурному подразделению.
  2. Проверьте, есть ли среди персонала льготники, имеющие право взять отпуск в любой удобный момент. К ним относятся беременные женщины, несовершеннолетние и некоторые другие категории работников.
  3. Составьте предварительный сводный график. Внесите в документ всех сотрудников, в том числе внешних и внутренних совместителей, а также тех, у кого декретный отпуск заканчивается в следующем году.
  4. Согласуйте и утвердите график. Издайте отдельный приказ или проставьте гриф утверждения на самом документе, ознакомьте с ним сотрудников под подпись (письмо Роструда №ПГ/5883-6-1 от ). 

Используйте умный график отпусков — многофункциональную таблицу, разработанную в помощь каровику. С ее помощью вы легко составите сводный документ и запланируете отпуска всех сотрудников организации по новым правилам 2019 года, выявите любые пересечения дат и периодов, вовремя составите и разошлете письменные уведомления.

Воспользоваться сейчас

Внимание! Утвердите график отпусков на будущий календарный год не позже 17 декабря текущего года: ГИТ строго следит за соблюдением срока и может оштрафовать компанию.

Учетные книги и журналы

Первым делом следует завести книгу учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них, а также книгу учета трудовых книжек, предоставленных сотрудниками. Поскольку речь идет о бланках строгой отчетности и ограниченного доступа, работодатель обязан вести учет всех случаев получения или выдачи трудовых книжек. 

Другие регистрационные журналы, которые целесообразно оформить в компании:

  • журнал проверок надзорных органов;
  • журнал регистрации приказов и распоряжения руководства;
  • журнал регистрации командированных работников;
  • журнал ознакомления с должностными инструкциями и локальными нормативными актами работодателя. 

А журнал инструктажей (вводного, на рабочем месте и т.д.) относится к обязательным документам.

Этот список можно расширять и дополнять. Если проводите медосмотры персонала, ведите их учет в отдельном журнале. Чтобы систематизировать поступающие письма, телеграммы и обращения, заведите журнал регистрации входящей корреспонденции. 

Табель учета рабочего времени

Отражает время, фактически отработанное каждым сотрудником при поденном или суммированном учете, и служит основанием для начисления заработной платы. В коммерческих организациях используется унифицированная форма Т-12 или ее аналог, при автоматизированной обработке данных — форма Т-13. Бюджетные предприятия применяют строго один бланк — унифицированную форму ОКУД 0504421. 

Заполняйте табель по форме Т-12 или Т-13 в соответствии со стандартами, утвержденными постановлением Госкомстата России № 1 от , а форму № 0504421 — согласно методическим рекомендациям, приведенным в приказе Минфина России №52н от .

Используйте кодовые обозначения: Я или 01 — продолжительность работы в дневное время, Н или 02 — работа в ночное время, С или 04 — сверхурочная работа, К или 06 — служебная командировка и так далее.

Полный перечень стандартных буквенных и цифровых обозначений собран в таблице  от «Системы Кадры».

Внимание! Закон не запрещает работодателям разрабатывать собственные коды, если стандартных условных обозначений недостаточно.

Коллективный договор

Еще один не обязательный, но очень важный документ — коллективный договор. Заключается он на добровольной основе между работодателем и всеми работниками предприятия в лице нескольких представителей. В договоре прописываются дополнительные обязанности и права сторон, например, размер выходного пособия или отказ от забастовок. 

Подробнее: Коллективный договор 


Дополнительные моменты

Фото 5

Кадровый учет с нуля начинается с приема персонала. Важно правильно оформить на работу соискателей, подготовить необходимую документацию.

Штатное расписание и отпуска

Одним из обязательных типовых документов, которые должны существовать на предприятии является штатное расписание (ф. Т-3).

Скачать пример формы Т-3 в excel

В нем содержатся следующие данные:

  • список структурных подразделений и должностей;
  • количество единиц штата по каждой должности;
  • оклады, надбавки по должностям;
  • фонд зарплаты организации.

Подразделения указываются в документе по степени их важности для работы организации. Внутри них должности работников должны приводиться также в порядке значимости. Названия должностей в трудовых соглашениях и штатном расписании должны совпадать.

Штатная расстановка — это форма расписания с внесенными ФИО работников в соответствии с занимаемыми должностями.

График отпусков (ф. Т-7) отражает информацию о времени предоставления ежегодных отпусков всем работникам. Составляется на год. Его утверждает директор по согласованию с профорганом. Документ должен оформляться минимум за 2 недели до нового года. Занесенные в него данные обязательны для исполнения, как сотрудниками, так и работодателями. Исключение составляют льготники.

Образец Т7

График включает следующие реквизиты:

  • название подразделения;
  • наименование должности;
  • ФИО и табельный номер труженика;
  • число дней отпуска;
  • даты ухода в отпуск по плану и факту;
  • основание переноса отпуска, предположительная дата.

За 2 недели до отпуска сотруднику сообщают об этом. Издается распоряжение, с которым сотрудника ознакамливают под роспись. В ноябре можно подготовить приказ для всех руководителей подразделений, обязывающий их сдать в бухгалтерию графики отпусков до 1 декабря. Это облегчит подготовку общего графика.

Оформление сотрудников

Полноценная работа организации начинается с набора сотрудников. Заполнение вакансий сопровождается оформлением документов.

Обязанности кадровика при приеме сотрудников заключаются в следующем:

  • регистрация в специальном журнале заявления от соискателя;
  • ознакомление новичка с действующими инструкциями и локальными актами;
  • оформление трудового соглашения и контроль подписания его сторонами;
  • выдача экземпляра договора сотруднику и проставление отметки об этом на бланке организации;
  • оформление и регистрация приказа в книге учета;
  • заполнение личной карточки, подшивка документов в дело (заявления, копий личных бумаг, приказа, договора);
  • передача документов расчетчику для начисления зарплаты сотруднику.
Виды документов по личному составу, которые имеют унифицированные формы

шаг Проверьте, как оформлен на работу руководитель

Ключевым работником организации является руководитель. В первую очередь проверьте все документы по его оформлению. Должен быть ответ на запрос из реестра дисквалифицированных лиц, который ведут налоговые органы. Это требование ч. 2 ст. КоАП РФ.

Руководитель обладает двойным правовым статусом:

  • является единоличным исполнительным органом юридического лица;
  • выполняет обязанности работника — трудовую функцию руководителя.

На руководителя должны быть оформлены документы о назначении (избрании) его генеральным директором в соответствии с федеральными законами и учредительными документами и документы в рамках трудового законодательства: трудовой договор, приказ о приеме на работу. Должна быть внесена запись в трудовую книжку.

Начинающие специалисты, да и опытные, порой задают такой вопрос: как внести запись в трудовую книжку о приеме на работу генерального директора? Ответ лежит на поверхности: трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий именно трудовой стаж, и в трудовую книжку вносятся сведения о приеме на работу, а не о процедурах избрания или назначения. Поэтому после заключения трудового договора, издания приказа о приеме на работу внесите запись в трудовую книжку именно о приеме на работу со ссылкой в 4 графе на реквизиты приказа о приеме на работу.

Типичная ошибка в оформлении трудового договора с руководителем: срок трудового договора не соответствует сроку его полномочий как единоличного исполнительного органа в соответствии с учредительными документами. На стадии заключения трудового договора внимательно изучайте учредительные документы, чтобы не допустить подобной ошибки.

Источники

Использованные источники информации.

  • https://school.kontur.ru/publications/1636
  • https://clubtk.ru/forms/deloproizvodstvo/kadrovoye-deloproizvodstvo-s-nulya--poshagovyye-instruktsii-2017
  • https://nalog-nalog.ru/osnovy_trudovogo_zakonodatelstva/izmeneniya_v_kadrovom_deloproizvodstve_v_2016_godu/
  • http://buhuchetpro.ru/kadrovoe-deloproizvodstvo/
  • https://www.kdelo.ru/art/383757-kadrovoe-deloproizvodstvo-19-m2
0 из 5. Оценок: 0.

Комментарии (0)

Поделитесь своим мнением о статье.

Ещё никто не оставил комментария, вы будете первым.


Написать комментарий