Как написать акт проверки

 

Акт проверки - методика его составления, несколько готовых примеров, рекомендации юристов, тонкости и нюансы. Все актуальные образцы и бланки актов проверок на текущий год содержатся в этой подрубрике. Сохраните страницу у себя в социальных сетях, чтобы быстрее её найти в случае надобности.

Как правильно заполнить

Верхняя часть акта — «шапка» — отведена информации о компании, внутри которой происходит проверка, или о сторонней организации, которая ее проводит. Здесь пишут название юридического лица, номера ИНН и ОГРН, адрес компании.

Затем следуют название акта, день, месяц, год и населенный пункт, где разворачиваются события. Перфекционисты указывают местное время начала и окончания проверки и составления акта.

После перечисляют проверяющих: должности и ФИО. Ниже указывают основание проверки: приказ, распоряжение, решение генерального директора и номер этой бумаги. Пишут, кто присутствовал при проверке (к примеру, если речь идет о торговой точке, то записывают продавцов и директора.

Далее описывают фактологию: что проверили, соответствует ли положение дел установленным нормам, какие выявлены недочеты. Степень подробности данного раздела зависит от вида проверки и регламентов фирмы. При относительно простой проверке достаточно небольшого нумерованного списка.

Скачайте заполненный пример акта проверки, чтобы понимать, как выглядит бумага в готовом виде:

Акт о внешних проверках

Правила составления акта зафиксированы в статье 16 ФЗ №294. В пункте 1 статьи 16 указано, что по итогам проверки нужно составить акт в 2 экземплярах. Его форма утверждается Правительством РФ. Согласно пункту 2, в документе должны содержаться эти сведения:

  • Дата и место создания документа.
  • Название госоргана, который проводит проверку.
  • Номер приказа или распоряжения, на основании которого проводится мероприятие.
  • ФИО должностных лиц, ответственных за проверку.
  • Наименование проверяемого лица.
  • Дата и время мероприятия.
  • Данные об итогах проверки.
  • Информация об обнаруженных, в ходе мероприятия, нарушениях.
  • Информация об ознакомлении или об отказе в ознакомлении с актом.
  • Подписи лиц, которые проводили мероприятие.

Акт – это не единственный документ, фиксирующий итоги проверки. К нему нужно приложить ряд бумаг: протоколы об отборе образцов, пробы, заключения специалистов, экспертизы и прочее. Эти документы подтверждают сведения, изложенные в акте.

Акт создается сразу после окончания процедуры проверки. Документ составляется в двух экземплярах. Один из экземпляров передается представителю фирмы. Иногда, для оформления акта, требуются дополнительные документы: заключения экспертов, результаты проведенных исследований и так далее. В этом случае акт проверок составляется в течение 3 суток с даты завершения контрольных процедур.

Итоги проверок могут составлять государственную или коммерческую тайну. В этом случае требуется соблюдать требования, оговоренные в соответствующих законах РФ. ЮЛ и ИП имеют право создать журнал учета проверок. В него вносятся сведения о проведенных мероприятиях:

  • Название госоргана, проводящего проверку.
  • Дата начала и дата завершения мероприятия.
  • Основание для проведения.
  • Задача и предмет контрольного мероприятия.
  • ФИО должностных лиц, проводящих процедуру.

Если журнала учета нет, в акт нужно занести запись об этом.

К СВЕДЕНИЮ! Акт необходим для защиты прав ЮЛ или ИП. Он также нужен и представителям госоргана.

Содержание акта проверки

Издается документ на официальном бланке организации, содержит наименование (акт проверки), дату, место и время составления. Целесообразно указать дату начала и окончания проверочного мероприятия.

Основное содержание документа представляет собой указание на ф.и.о. и должности членов комиссии, основание проведения проверки, присутствующие лица, что установлено, выводы комиссии и подписи.

Акт проверки может стать проведением служебной проверки в отношении отдельных работников и привлечении по ее итогам к дисциплинарной ответственности.

Читайте также: Акт обследования (проверки) жилищных условий. Образец 2019 и правильное составление

Общие требования к составлению акта

  1. В составлении и подписании любого акта участвует сразу несколько лиц. Зачастую на предприятии специальным приказом создают комиссию (смотрите в образце). Может быть назначен специальный состав комиссии для оформления того или иного акта. Это актуально в случае проведения инвентаризации или при расследовании определенной негативной ситуации. Если же по одному и тому же направлению деятельности предполагается периодически составлять акты, то может быть создана постоянно действующая комиссия.
  2. Акты следует оформлять при помощи унифицированной формы, если она предусмотрена для того или иного акта. В других случаях для оформления актов используются стандартные бланки предприятия, в которых должны содержаться все обязательные реквизиты документа. Для вашего удобства мы приводим в данной статье образец акта. Для того, чтобы лучше воспринять информацию о правильном составлении акта, будет полезнее посмотреть пример, чем читать длинное описание.
  3. Дата составления считается и датой акта. В случае проведения предварительных работ перед составлением акта (например, при инвентаризации или во время испытаний нового оборудования) в тексте документа должен быть указан этот период.
  4. Заголовок допустимо составить в одном из двух вариантов: с предлогом (о или об) или же без предлога. Например, заголовок может звучать как акт о списании материальных запасов или же акт приемки выполненных работ.
  5. В начале текста акта должно содержаться указание на основание для его составления. Основание может представлять собой ссылку на договор, приказ или определенный нормативный документ. Ссылка должна содержать дату и номер договора. Например, так. «Основание: приказ директора ЗАО «Солнечный зайчик» от №97 «О проведении…».
  6. В начале акта также необходимо перечислить членов комиссии и ее председателя. Следует указывать не только фамилии членов комиссии (в алфавитном порядке), но также и их должности.
  7. В тексте акта нужно отразить произошедшие факты, которые послужили основанием для составления акта. Текст можно завершить выводами и предложениями комиссии.
  8. Материал может быть изложен не только в текстовом виде с разбитием на абзацы или пункты, но и в форме таблицы. При оформлении акта не следует пользоваться устаревшими оборотами, как «мы, нижеподписавшиеся» и т.п.
  9. Акт составляется в стольких экземплярах, как это указано в нормативном документе или же в соответствии с количеством заинтересованных сторон. Если возникнет необходимость указания местонахождения каждого экземпляра, следует отметить это после основного текста. Это будет выглядеть так:

Составлен в 3 экземплярах:

1 экземпляр – в ЗАО «Колесница»

2 экземпляр – в ООО «Профиль»

3 экземпляр – в дело № 05/13

  1. Если акт предусматривает наличие приложения, то ставится отметка аналогично отметке о наличии приложений к деловому письму. Эта отметка указывается перед подписями и после указания на то, где находятся экземпляры акта.
  2. Акт должен быть подписан всеми членами комиссии или же лицами, которые принимали участие в составлении данного документа. Подписи должны находиться в той же последовательности, как и в начале акта, однако при их оформлении нет необходимости указывать должности. По правилам даже тот человек, который не согласен с содержанием акта, должен все же подписать данный документ. В случае несогласия такой человек может поставить рядом с подписью пометку о том, что имеются замечания. Замечания могут быть изложены в свободной форме на отдельном листе, а затем приложены к акту.
  3. С актом должны быть ознакомлены все, чью деятельность или интересы он затрагивает. Под подписями необходимо поставить отметку «С актом ознакомлены:», после чего должны стоять подписи этих заинтересованных лиц.
  4. Согласно действующим нормативным документам некоторые варианты актов также должны пройти процесс утверждения руководителем организации. Нормы делопроизводства требуют, чтобы гриф утверждения стоял в верхнем правом углу на первом листе акта. Это может выглядеть таким образом:

УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО «Производственное решение»

Е.С. Поликарпов

На этом мы завершим все теоретические аспекты данного вопроса. И предлагаем вашему вниманию пример, которым можно будет руководствоваться при оформлении любого акта, за исключением тех, которые имеют унифицированную форму.

Примеры акта проверки

Фото 2

Для акта имеется унифицированная форма, утвержденная нормативными актами и обязательная для применения. Она представлена ниже. Необходимо также иметь в виду, что кроме унифицированных форм актов многие министерства (ведомства) утверждают специальные инструкции, правила о порядке составления актов.

Если необходимо, к акту прилагают копии разных документов — зависимо от наименования проверяемого объекта и типа проверки. Если не предусмотрен законодательством унифицированный бланк акта в конкретном случае, то используют основу бланка.

Образцы Акта проверки:

Акт проверки (в формате Word, doc)

Акт проверки (вариант 2) (в формате Word, doc)

Акт результатов проверки (вариант 3) (в формате Word, doc)

Когда составляется акт проверки

Формы актов поверки и порядок проведения мероприятий органами государственной власти Вы найдете в ведомственных приказах, а также нормах Федерального закона от г. № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля». Порядок обжалования таких документов закреплен в приказах (административных регламентах). Рекомендации по составлению административного иска об оспаривании решения органа власти размещены на нашем сайте.

Если требуется составить акт проверки деятельности работника, то необходимо обратиться к нормам Трудового кодекса РФ. Большинство актов в отношении работников составляются в рамках служебных проверок с соблюдением требований ст. 193 ТК РФ. На сайте можно найти образец Акта об отсутствии на рабочем месте, об отказе от подписи, от получения и др.

Учтите также, что акт инвентаризации и акт списания материальных ценностей имеют строго регламентированную законодательством РФ форму (информация о составлении таких документов также есть на сайте). Во всех остальных случаях, когда требуется фиксация факта проведения проверки того или иного обстоятельства, документирование результатов и выводов комиссии, составляйте акт проверки.

Общие сведения

Для удобства и понимания разделим проверки на государственные и внутренние.

Для первых характерны:

  1. Установленная форма акта проверки
  2. Обязательный характер
  3. Далеко идущие последствия: штрафы, отзыв лицензии, уголовное преследование

Как должен выглядеть образец акта проверки государственной инспекции, написано в федеральном законе № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» от  г., а также в ведомственных приказах. Советуем изучить законы и посмотреть, соответствуют ли бумаги инспектора установленным нормам.

Государственные акты проверки по форме не особо отличаются от актов внутренних проверок: когда фирма силами своих или частных экспертов проверяет «сама себя». Однако свободы в составлении актов у частных лиц на порядок больше. У каждой фирмы в архиве найдется собственный шаблон акта проверки — закон это не запрещает. Главное — включить в акт обязательные элементы.

Ниже представлена универсальная схема акта проверки, позволяющая правильно составить бумагу на свой вкус и потребности.

Пример акта проверки

Общество с ограниченной ответственностью «Звезда Авроры»

ИНН 495396164 ОГРН 64125414645,

юр. адрес: 628424, Россия, г. Сургут, пер. Магистральный, 18, оф. 16

Акт проверки

15 апреля 2019 г.                                                                             город Сургут

Время составления акта: 12 час. 30 мин. (местное время)

Время начала проверки: 11 час. 15 мин. (местное время)

Время окончания проверки: 12 час. 25 мин. (местное время)

15 апреля 2019 года комиссией в составе:

Председатель комиссии: заместитель Генерального директора Общества с ограниченной ответственностью «Звезда Авроры» (далее – Общество) Параманов Александр Дмитриевич

Члены комиссии: начальник отдела кадров Общества Усманова Вероника Аркадьевна, специалист финансового отдела Общества Дьякова Ольга Валерьевна,

на основании приказа Генерального директора Общества от г. № 168

проведена проверка работы обособленного подразделения Общества по адресу: Россия, г. Сургут, ул. Привокзальная, 49 (ТЦ «Магистраль»).

Присутствовали: руководитель обособленного подразделения Зиновьев Константин Сергеевич, продавец Криворученко Валентина Васильевна.

На момент проведения проверки установлено:

  1. В соответствии с требованиями Роспотребнадзора в обособленном подразделении оформлен уголок потребителя, ценники, проведена маркировка товаров
  2. Трудовая дисциплина соблюдается всеми работниками в полном объеме, медицинские книжки в наличии на каждого работника
  3. В соответствии с приказом Генерального директора № 48 от г. и доверенностью на подписание документов № 49 от г. оформлен договор аренды помещения, соответствует санитарным требованиям.
  4. Работа с кассовым аппаратом соответствует требованиям законодательства РФ.

По итогам проверки комиссией сделан вывод о надлежащем состоянии работы в обособленном подразделении Общества и готовности к плановой проверке Управления Роспотребнадзора по ХМАО-Югре.

Акт составлен в 2 экз., 1-й экз. направлен Генеральному директору, 2-й экз. вручен руководителю обособленного подразделения.

Председатель комиссии                   Параманов Александр Дмитриевич

Члены комиссии:

Усманова Вероника Аркадьевна

Дьякова Ольга Валерьевна

Общие требования для составления акта

  • Любой акт составляется и подписывается несколькими лицами (два и более). Часто для этого приказом создают комиссию (смотрите образец). Состав комиссии можно назначить специально для составления определенного акта (например, в случае расследования конкретного несчетного случая, проведения инвентаризации и т.п.). Если же предполагается периодическое появление актов по одному и тому же направлению деятельности, то комиссия может быть и постоянно действующей.
  • Если для акта предусмотрена унифицированная форма, то естественно следует его оформлять с ее помощью. Во всех остальных случаях акты следует оформлять на общем бланке организации, который должен включать весь необходимый состав обязательных элементов документа. Образец акта приведен в статье. Поэтому для восприятия информации как правильно составить акт легче будет посмотреть пример, чем просто читать подробное описание.
  • Датой акта считается дата его составления. Если перед составлением акта понадобилось предварительное проведение работ (характерно для длительных процессов – инвентаризация, испытания оборудования и т.п.), то в тексте требуется указать этот период.
  • Возможно использовать два варианта формулировки заголовка – с предлогом о (об) или без него. Например, акт о списании материальных запасов (о чем?) или акт приемки выполненных работ (чего?).
  • Текст акта начинают с указания основания его составления. Это может быть с проставленной датой и номером ссылка на договор, приказ или какой-либо нормативный документ. Например,

Основание: приказ директора ООО «Торпеда» от № 137 «О проведении…».

  • Также в начале акта следует перечисление членов комиссии, председателя всегда выделяют. При этом необходимо указывать должности. Фамилии членов комиссии выстраивают в алфавитном порядке, а не по убыванию значимости должностей (наглядно продемонстрировано на образце акта).
  • Затем в тексте акта должно быть отражено фактическое развитие ситуации или произошедшие факты, ради которых и составляется акт. В конце можно включить выводы и предложения комиссии.
  • Допускается материал излагать в табличной форме, текст разбивать на абзацы и пункты. В процессе оформления акта стремитесь избегать устаревших оборотов таких как «мы, нижеподписавшиеся», а также «составили настоящий акт в том, что …».
  • Количество экземпляров акта определяется наличием заинтересованных сторон или это прописано в нормативном документе. Если требуется указать местонахождение экземпляров, то это делают после основного текста. Например,

Составлен в 2 экземплярах:
1 экземпляр – в ОАО «Буран»,
2 экземпляр – в дело 08-12.

  • Если к акту предусмотрены приложения (т.е. далеко не всегда они бывают), то отметка об этом (аналогично отметке о наличии приложений в деловом письме) делается после указания на местонахождение экземпляров акта, перед подписями.
  • Акт должны подписать все члены комиссии или все принимавшие участие в его составлении. Не нужно указывать должности членов комиссии при оформлении подписей, сами подписи имеют ту же последовательности как в начале акта. Если кто-то не согласен с его содержанием, то по правилам ему все-таки следует подписать акт. В этом случае он имеет право поставить подпись с пометкой о наличии замечаний, которые излагаются в произвольной форме на отдельном листе и прилагаются к акту.
  • Следует ознакомить с актом всех, чья деятельность отражена в нем (затрагивает интересы). Ниже подписей проставляется отметка «С актом ознакомлены:» и оформляют непосредственно сами подписи заинтересованных лиц.
  • Некоторые виды актов согласно существующим нормативным документам еще требуется утвердить руководителю. Согласно нормам делопроизводства гриф утверждения оформляют в правом верхнем углу первого листа акта. Например,

УТВЕРЖДАЮ
Директор ЗАО «Покрышка»

А.О. Колотушка

С теорией покончено. Наконец, будет пример составления – наглядная схема для оформления любого акта (за исключением унифицированных форм).

Что нужно знать

Фото 3

Решившись на обжалование акта проверки, следует знать о некоторых тонкостях процедуры. Прежде всего, нужно определиться, имеются ли возражения по существу или претензии обусловлены процедурными вопросами (составление акта, порядок проверки и т.д.).

Отметить следует вопрос отказа от подписывания акта. Любой проверяемый субъект может отказаться подписывать акт, заставить его не может никто. Но на деле особого резона в этом нет.

Проверяющие проставят отметку об отказе в подписывании акта и в качестве свидетелей привлекут третьих лиц. Но при этом не подписание акта косвенно свидетельствует о недобросовестности проверяемого.

В то же время наличие подписи еще не означает согласия. Достаточно вписать «С актом (или него частью) не согласен». Одна копия акта обязательно передается субъекту проверки. Представитель субъекта проверки ее может получить лично.

В ином случае акт проверки отправляется заказным письмом с уведомлением или другим способом, дозволяющим точно установить дату получения. Уже начиная с этого этапа, надлежит внимательно следить за соблюдением процедурного порядка.

Существенные нарушения в процессе рассмотрения материалов могут стать основанием для полной или частичной отмены решения по итогам проверки.

Но не следует выказывать претензии по каждому незначительному нарушению, большинство из таковых может быть исправлено в процессе. Например, может приниматься решение о проведении дополнительной проверки.

Внимание нужно уделять именно тем нарушениям, которые оказывают значимое влияние на итоговое решение. Когда решение по акту проверки будет принято, исправить что-либо на законных основаниях весьма проблематично.

Вот здесь то и пригодятся существенные нарушения процесса проведения проверки и рассмотрения полученных материалов.

Так нарушением считается воспрепятствование проверяемому лицу участвовать при рассмотрении материалов. А это уже становится основанием для отмены принятого решения в судебном порядке.

Основные определения

Актом проверки именуется документ, который составляется в процессе проверки деятельности экономического субъекта контролирующими органами. Более знакомой предпринимателям является налоговая проверка.

При таковой инспекторами проверяется соответствие налогового учета утвержденным нормативам, изучается соблюдение налогоплательщиком НК РФ, выявляются нарушения по итогам проверки.

Весь процесс фиксируется актом. Подобные проверки могут проводиться и иными структурами. Например, ПФР или вышестоящим органом. Возражения на акт проверки оформляются документально.

При этом следует обосновать все возникшие претензии. В случае получения аргументированного ответа на возражения, можно использовать его при последующем обжаловании, в том числе и судебном.

Но если рассмотреть возражения перед принятием налоговики или иные органы обязаны, то давать ответ на них закон не обязует. Важное значение при составлении ответа на акт проверки имеет дата.

С момента получения акта проверки субъект имеет в своем распоряжении пятнадцать рабочих дней на ознакомление с актом и предоставление возражений в письменной форме.

При составлении акта об обнаружении фактов представить возражение можно в течение десяти рабочих дней. Процедуру принятия решения по акту можно рассмотреть на примере проверки ФНС.

Спустя пятнадцать дней после составления акта в десятидневный срок руководитель налоговой службы должен рассмотреть акт и принять решение. Несоблюдение сроков уже нарушение.

Относительно сроков подачи возражений нужно заметить и то, что начальной точкой отсчета для выказывания претензий по акту является дата получения акта, а не дата отправки документа получателю.

Налогоплательщик должен получить уведомление о месте, дате и времени рассмотрения материалов, чтобы иметь возможность присутствовать при работе комиссии. Не уведомление это тоже нарушение.

С какой целью формируется

Главная цель составления ответа с возражениями на акт проверки это воспрепятствование принятию ненадлежащего решения, несоответствующего сути дела.

Форма предоставления возражений произвольна, но важно правильно отобразить суть претензий. Итогом предоставления возражений на акт проверки может становиться пересмотр материалов дела либо назначение повторной проверки.

Если проверяемый субъект сможет доказать свою правоту это может предотвратить принятие неверного решения.

Судебное обжалование уже вынесенного вердикта по акту проверки процесс долгий и зачастую затратный. Целью возражений становится урегулирование спорных ситуаций на этапе рассмотрения материалов проверки.

В качестве образца образец возражения на акт проверки Пенсионного Фонда документ можно скачать здесь.

Действующие нормативы

Как найти тезисы, обосновывающие позицию возражающего? В первую очередь, нужно обращать внимание на спорные выводы, по которым законодательство спорно или недостаточно урегулировано.

Образец акта проверки жилищно-бытовых условий смотрите в статье: акт проверки жилищных условий.

Как заполнить бланк акта расхождения при приемке товара, читайте здесь.

Руководствоваться можно нормами Налогового Кодекса, а также разъяснениями ФНС РФ и Минфина РФ.

Разъяснения не являются нормативными документами, но пп.5 п.1 ст.32 НК указывает, что ФНС обязано руководствоваться письменными разъяснениями Минфина по вопросам применения законодательства о налогах и сборах.

Кроме того игнорировать не следует и судебную практику. В Письме ФНС №ШС-6-14/[email protected] от сказано, что учет судебно-арбитражной практики целесообразен при рассмотрении дел со сходными обстоятельствами.

Законодательное обоснование

Фото 4

Составление акта определяется видом проверки, которая документируется:

  • Внутренние. Такие проверки выполняются представителями самой компании. Нужны они для оперативного устранения нарушений, которые могут повлечь за собой санкции. Форма актов обычно определяется внутренними нормами, принятыми в конкретной компании. К таким документам предъявляется относительно мало требований.
  • Внешние. Такие мероприятия выполняются госорганами: МВД, Роспотребнадзором и так далее. К внешним проверкам предъявляются крайне строгие требования. Они же предъявляются и к документации. Особенности оформления итогов проверки содержатся в статье 16 ФЗ №294 «О защите прав ЮЛ и ИП в рамках госконтроля» от 26 декабря 2008 года. Акт внешней проверки составляется по утвержденной форме. Если правила по составлению будут нарушены, компания сможет оспорить наложенные санкции.

ВАЖНО! Правила оформления акта о внутренней проверке рекомендуется зафиксировать в учетной политике фирмы. Именно на основании этой учетной политики будут составляться документы, сопровождающие мероприятие.

Источники

Использованные источники информации.

  • https://biznes-prost.ru/akt-proverki.html
  • https://assistentus.ru/forma/akt/akt-proverki/
  • https://dedadi.ru/obrazcy-dokumentov/akt-proverki-obrazec.html
  • https://delo-pro.ru/obrazcy-aktov/kak-pravilno-sostavit-akt-obrazec-zapolneniya.html
  • https://iskiplus.ru/akt-proverki/
  • http://delo-ved.ru/obraztsy-dokumentov/obraztsy-aktov/kak-pravilno-sostavit-akt-obrazes.html
  • http://buhonline24.ru/buhgalterskij-uchet/pervichnye-dokumenty-buhgalterskij-uchet/akty/akt-tehnicheskogo-sostojanija/obrazec-otveta-na-akt-proverki.html
0 из 5. Оценок: 0.

Комментарии (0)

Поделитесь своим мнением о статье.

Ещё никто не оставил комментария, вы будете первым.


Написать комментарий